سیستم حافظه ترجمه از دو قسمت تشکیل شده است: یک حافظه ترجمه و یک موتور جستجو. حافظه ترجمه خود به عنوان پایگاه داده ­ای است که متن ­های ترجمه شده را با متن ­های اصلی و متناظر آنها به صورت دو زبانه یا چند زبانه ذخیره می­ کند چنان که مترجمان در ترجمه ­های بعدی می ­توانند از ترجمه­ های قبلی نیز بهره ببرند. مترجم در حین ترجمه، با پیشنهاداتی از سوی حافظه ترجمه روبرو می ­شود که نوعی تطبیق را نشان می ­دهند و او می ­تواند آنها را بپذیرد، رد کند یا بازبینی و ویرایش کند.

این ابزار با ذخیره واحدهای کوچک متن مبدا به صورت سگمنت یا واحد ترجمه با ترجمه آنها در پایگاه های داده ­ای یا حافظه ­های ترجمه برای استفاده مجدد در آینده به کار می­ رود و عمدتا توسط مترجمان حرفه ­ای و مراکز ترجمه مورد استفاده قرار می­ گیرند. سگمنت­ ها توسط سیستم حافظه ترجمه، پردازش می­شو ند و مبنای هم­ترازی هستند.

هم­ ترازی یعنی فرایند تجزیه یک متن مبدا و متن مقصد آن به صورت سگمنت ­ها و تطبیق هر قسمت از متن مبدا با قسمت متناظر آن در زبان مقصد و سپس ذخیره آنها در پایگاه داده ­ای برای پردازش­ های آتی. انواع هم­ ترازی در سیستم­ های حافظه ترجمه وجود دارند که برخی از آنها عبارتند از:

1. هم­ ترازی کامل یا تطابق صد در صدی: در حین ترجمه، نرم ­افزار به صورت اتوماتیک در جستجوی قسمت ­هایی است که از قبل ترجمه شده ­اند و اگر چنین قسمت­ هایی را پیدا کرد آن را به مترجم پیشنهاد می­ دهد.
2. هم­ ترازی فازی یا تطابق فازی: در صورتی که معادل دقیقی برای متن مبدا پیدا نکند معادل­ های مشابه را پیشنهاد خواهد داد. به این نوع تطابق ­ها، تطابق «فازی» می­ گویند یعنی یک قسمت از متن مبدا تنها تا یک درصد معینی مشابه متن مقصد است و مترجم باید آن را ویرایش کند تا به ترجمه صحیحی برسد.
3. عدم هم ­ترازی: در صورتی که هیچ معادلی برای سگمنتِ متن مبدا پیدا نشود ترجمه جدید به حافظه ترجمه اضافه خواهد شد و از این نظر اندازه حافظه ترجمه افزایش پیدا می ­کند.

برای مثال، اگر قبلاً این جمله را ترجمه کرده باشید «این یک گربه است» و جمله بعدی این باشد «این یک گربه سیاه است»، حافظه ترجمه جمله «این یک گربه است» را بعنوان یک قسمت مشابه نشان می ­دهد، بطوری که فقط باید کلمه «سیاه» را در جعبه متن موردنظر بجای نوشتن کل جمله تایپ کنید. بسیاری از برنامه­ های حافظه ترجمه جملات یا قسمت های صددرصد مشابهی را نیز نشان می ­دهند. برای مثال جمله «این یک سگ است» 75% با جمله «این یک گربه است» مطابقت دارد زیرا تنها یکی از چهار واژه متفاوت است. این ویژگی تطبیقی می ­تواند زمانی مفید واقع شود که مشتری ترجمه اصطلاحات خاصی داشته باشد و از شما بخواهد در کل متن از آنها استفاده کنید، برای مثال همواره از «رئیس و مدیر ارشد اجرایی (مدیر عامل)[i]» برای اشاره به رئیس شرکت استفاده شود.

از این نظر، حافظه­ های ترجمه، زمان ترجمه را کاهش می ­دهند، به انسجام و یکدستی متن کمک می­ کنند و بهره­ وری مترجم را نیز افزایش می ­دهند. برخی معتقدند اگر حافظه ترجمه در یک شبکه مورد استفاده قرار گیرد، چند مترجم که روی یک پروژه مشغول کار هستند می ­توانند با دسترسی سریع به کار همدیگر به انسجام بیشتری برسند. این سیستم­ ها به طور گسترده توسط شرکت ­های ترجمه و همچنین مترجمان آزاد استفاده می شود. فناوری حافظه ترجمه در حال حاضر به عنوان پرکاربردترین ابزار در ترجمه به کمک رایانه در ترجمه حرفه ­ای مورد استفاده قرار می گیرد.

[i] – President and Chief Executive Officer